ЭТрН с 1 сентября 2026 года: когда обязательна, когда не нужна и когда можно на бумаге
Проверено: 24 сентября 2026 года
С 1 сентября 2026 года электронная транспортная накладная стала базовым форматом для автомобильных перевозок по договору перевозки. Но правило «теперь ЭТрН нужна при любом движении товара» неверно.
Чтобы понять, нужна ли ЭТрН именно в вашей ситуации, нужно идти по порядку:
- определить, есть ли договор перевозки;
- понять, нужна ли транспортная накладная вообще;
- если нужна — проверить, не относится ли перевозка к бумажным исключениям;
- определить, кто в вашей схеме грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель и, при наличии, экспедитор;
- только после этого выбирать оператора ЭПД и настраивать подписи.
Коротко: если сторонний перевозчик везёт груз именно по договору перевозки, по общему правилу нужна ЭТрН. Если организация перевозит груз для собственных нужд собственным транспортом и договора перевозки нет, транспортная накладная не требуется. Для отдельных случаев Минтранс сохранил бумажный формат.
Определите свою ситуацию за 30 секунд
| Ситуация | Что оформлять | Почему |
|---|---|---|
| Компания везёт груз для собственных нужд своим транспортом, договора перевозки нет | Транспортная накладная не требуется | Нет договора перевозки между разными лицами |
| Груз между филиалами одной организации везёт собственная машина | Транспортная накладная не требуется | Это перевозка для собственных нужд |
| Нанят сторонний перевозчик по договору перевозки | ЭТрН, если нет специального исключения | Есть договор перевозки |
| Грузоотправитель и грузополучатель — одно лицо, но привлечён сторонний перевозчик | Бумажная транспортная накладная | Минтранс относит этот случай к бумажным исключениям |
| Автомобиль до 3,5 т, перевозка выполняется по договору перевозки | ЭТрН | Масса автомобиля не освобождает от оформления ТН |
| Покупатель забирает товар своим транспортом и не заключает договор перевозки | Обычно ТН не требуется | Перевозка идёт для собственных нужд без отдельного перевозчика |
| Покупатель нанял перевозчика для самовывоза | ЭТрН, если нет исключения | Появляется договор перевозки |
| Поставщик везёт товар собственным транспортом в рамках поставки | Нужно смотреть договор; отдельная ТН может не требоваться | Доставка может быть частью договора поставки, а не отдельной перевозкой |
| Поставщик привлекает стороннего перевозчика | Нужно определить, кто заключил договор перевозки и не возникла ли транспортная экспедиция | Решают фактические обязанности сторон |
| Международная перевозка с конечной точкой за пределами РФ | Обычно CMR | Международное плечо оформляется по международным правилам |
| После международного плеча начинается отдельная внутренняя перевозка по РФ | Применяются российские правила | Это отдельный внутренний участок перевозки |
| Перевозка для личных, семейных и домашних нужд физлица, не связанная с бизнесом | Допускается бумажная форма | Это одно из установленных исключений |
Эта таблица — ориентир. В спорных схемах решающими остаются договор, фактические обязанности участников и актуальная редакция исключений Минтранса.
Что изменилось с 1 сентября 2026 года
Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ ввёл обязательный электронный формат для ряда перевозочных и экспедиторских документов.
Для автомобильных перевозок с 1 сентября 2026 года договор перевозки груза по общему правилу подтверждается транспортной накладной, сформированной в электронном виде.
В электронный формат также переведены:
- заказы и заявки на автомобильную перевозку;
- экспедиторские документы;
- транспортные железнодорожные накладные;
- грузовые накладные при воздушных перевозках.
Электронные перевозочные документы передаются в ГИС ЭПД. На практике компании работают через операторов ИС ЭПД.
При этом путевой лист не стал обязательно электронным: его можно оформлять как на бумаге, так и в электронном виде.
Главный критерий: есть ли договор перевозки
Для ЭТрН ключевой вопрос — не «едет ли груз по дороге», а возникает ли договор перевозки груза.
Если компания передаёт груз перевозчику, который обязуется доставить его в пункт назначения, транспортная накладная подтверждает заключение договора перевозки. С 1 сентября 2026 года такая накладная по общему правилу должна быть электронной.
Если организация перемещает груз для собственных нужд своим транспортом и отдельного договора перевозки нет, транспортная накладная не требуется.
Важно смотреть не на название договора, а на фактические отношения. Документ может называться «логистические услуги» или «доставка», но если исполнитель фактически оказывает перевозку груза, применяются правила о перевозке. Если компания только организует перевозку, выбирает перевозчика и координирует процесс, отношения могут быть транспортно-экспедиционными.
Кто что делает в ЭТрН
ЭТрН — это не документ только перевозчика.
Грузоотправитель
По общему правилу именно грузоотправитель составляет транспортную накладную, если договором перевозки не предусмотрено иное.
Он вносит исходные данные о грузе, месте погрузки, перевозчике и других реквизитах и подписывает свой титул.
Перевозчик
Перевозчик принимает груз к перевозке и подтверждает соответствующий этап ЭТрН.
После подписания исходного титула грузоотправителем и титула перевозчика в ГИС ЭПД формируется QR-код, который используется для проверки перевозки на дороге.
Водитель
Водитель может подписать соответствующий титул простой электронной подписью или УНЭП в предусмотренном порядке, но затем документ должен быть подписан перевозчиком надлежащей электронной подписью.
На дороге водитель может предъявить электронный документ, QR-код или предусмотренную копию документа.
Грузополучатель
Грузополучатель подтверждает приём груза и подписывает свой этап ЭТрН.
Поэтому грузополучателю тоже нужно заранее обеспечить доступ к ЭПД и определить сотрудника, который будет подписывать документы.
Экспедитор
Экспедитор не становится автоматически перевозчиком или грузоотправителем только потому, что организует доставку.
Его роль зависит от того:
- действует ли он от имени клиента или от своего имени;
- принимает ли груз во владение;
- сам перевозит груз или привлекает перевозчика;
- какие договоры заключены между сторонами.
Если экспедитор принимает груз во владение для перевозки, правила допускают его указание в разделе «Грузоотправитель» с отметкой о том, что он является экспедитором.
Электронные подписи и МЧД: что нужно участникам
ЭПД могут подписываться усиленной квалифицированной электронной подписью юридического лица или ИП, а в предусмотренных законом случаях — подписью физического лица.
Если ЭПД подписывает представитель организации или ИП, его полномочия должны быть подтверждены доверенностью, в том числе машиночитаемой доверенностью, когда она требуется.
Практически до запуска ЭТрН каждой компании стоит определить:
- кто подписывает документ от имени организации;
- какая подпись будет использоваться;
- нужна ли МЧД;
- как подписывает водитель;
- кто будет подписывать документ при отсутствии основного сотрудника.
Когда транспортная накладная вообще не нужна
Перевозка для собственных нужд своим транспортом
Минтранс разъясняет: если организация перевозит груз для собственных нужд собственными транспортными средствами и договор перевозки не заключается, транспортная накладная не требуется.
Для подтверждения работы автомобиля и расходов используется путевой лист.
Само по себе право собственности на автомобиль не является единственным критерием. Если транспорт используется организацией на законном основании, главное — понять, есть ли отдельный перевозчик и договор перевозки.
Перевозка между филиалами одной организации
Если груз перемещается между филиалами или объектами одной организации своим транспортом и договора перевозки нет, транспортная накладная не требуется.
Если для такого перемещения привлечён сторонний перевозчик по договору перевозки, транспортная накладная нужна.
Если грузоотправитель и грузополучатель при этом являются одним лицом, Минтранс относит такую ситуацию к бумажным исключениям.
Самовывоз: нужна ли ЭТрН
Покупатель забирает товар своей машиной
Если покупатель самостоятельно забирает товар своим транспортом и отдельного договора перевозки нет, транспортная накладная обычно не требуется.
Но важно проверить договор поставки:
- кто организует доставку;
- в какой момент передаётся товар;
- не действует ли кто-либо как отдельный перевозчик или экспедитор.
Не стоит определять необходимость ЭТрН только по моменту перехода права собственности: главный вопрос — возник ли договор перевозки.
Покупатель нанял стороннего перевозчика
Если покупатель заключил договор перевозки со сторонней транспортной компанией, транспортная накладная, как правило, требуется.
Если перевозка не входит в бумажное исключение, используется ЭТрН.
Если товар доставляет поставщик
Не всякая доставка поставщиком автоматически является отдельным договором перевозки.
Если продавец доставляет товар собственным транспортом в рамках договора поставки и отдельного договора перевозки не заключается, отношения могут регулироваться договором поставки. В таком случае транспортная накладная может не требоваться.
Если продавец привлекает стороннего перевозчика, нужно выяснить:
- кто заключил договор с перевозчиком;
- кто является грузоотправителем;
- кому на момент перевозки принадлежит груз;
- действует ли продавец только как сторона договора поставки или фактически оказывает транспортно-экспедиционные услуги.
Минтранс отдельно указывает: если продавец организует перевозку груза, уже принадлежащего покупателю, с привлечением сторонних перевозчиков, такие отношения могут быть квалифицированы как транспортная экспедиция.
Когда привлекается экспедитор
Экспедиторская расписка и транспортная накладная — разные документы.
Экспедиторская расписка подтверждает получение груза экспедитором от клиента. ЭТрН подтверждает договор перевозки между грузоотправителем и перевозчиком. Один документ не заменяет другой.
Если экспедитор:
- только организует перевозку — нужно определить, от чьего имени он заключает договор с перевозчиком;
- принимает груз во владение — у него появляются дополнительные обязанности;
- перевозит груз собственным транспортом — отдельный договор перевозки может не возникать;
- привлекает другого перевозчика — нужно отдельно определить роли участников.
Схемы с экспедитором лучше разбирать отдельно, потому что одна и та же компания в разных договорах может выполнять разные функции.
Автомобиль до 3,5 тонн: освобождает ли от ЭТрН
Нет.
Если перевозка выполняется по договору перевозки груза, транспортная накладная требуется независимо от того, используется ли тяжёлый грузовик, «Газель» или небольшой фургон.
Ограничение 3,5 тонны относится к другим требованиям транспортного законодательства, а не к обязанности оформлять транспортную накладную.
Когда транспортная накладная остаётся бумажной
Общее правило с 1 сентября 2026 года — электронная форма. Но приказ Минтранса от 01.06.2026 № 262 устанавливает случаи, когда транспортная накладная, заказ и заявка могут оформляться на бумаге.
Перечень был дополнен приказом Минтранса от 02.09.2026 № 391.
К бумажным исключениям относятся, в частности:
- случаи, когда грузоотправителем или грузополучателем является иностранное физическое или юридическое лицо;
- отдельные каботажные перевозки иностранных перевозчиков;
- перевозки для личных, семейных и домашних нужд физических лиц, не связанные с предпринимательской деятельностью;
- перевозки военных и специальных грузов в предусмотренных случаях;
- перевозки на территориях, где действуют установленные законом особые режимы;
- отдельные перевозки продукции военного и двойного назначения;
- перевозка периодических печатных изданий в предусмотренных приказом случаях;
- ситуация, когда грузоотправитель и грузополучатель — одно лицо, но для перевозки привлечён сторонний перевозчик;
- иные случаи, прямо перечисленные в действующей редакции приказа № 262.
Это именно исключения из обязательной электронной формы. Они не означают, что участникам запрещено использовать электронные документы, если нормативные условия позволяют это делать.
Для нестандартной перевозки лучше сверять действующую редакцию приказа непосредственно перед оформлением.
Международные перевозки: ЭТрН или CMR
Если конечная точка международной автомобильной перевозки находится за пределами России, применяется международная накладная CMR.
CMR не направляется в ГИС ЭПД.
Но важно разделять международное и внутреннее плечо.
Если груз после международной перевозки перегружается в России и далее следует по отдельному договору внутренней перевозки, на российском участке применяются российские правила.
Если перевозка является транзитной международной перевозкой через РФ и конечная точка находится за пределами России, используется CMR.
Смешанные и мультимодальные перевозки
Если перевозка выполняется несколькими видами транспорта в рамках прямого смешанного сообщения, может применяться единый транспортный документ.
Для таких схем не стоит автоматически оформлять отдельную ЭТрН на весь маршрут: нужно определить, какой документ предусмотрен именно для конкретного договора и участка перевозки.
Несколько партий и сборные грузы
Одну ЭТрН можно оформить на несколько партий груза, если одновременно выполняются все условия:
- используется одно транспортное средство;
- один грузоотправитель;
- один грузополучатель;
- одно место погрузки;
- одно место выгрузки.
Если в одной машине едут грузы разных грузоотправителей или для разных грузополучателей по разным договорам, потребуется отдельный перевозочный документ для соответствующих договоров.
Что делать при замене автомобиля или водителя
Если в пути меняется транспортное средство, но перевозчик остаётся тем же, новую ЭТрН оформлять не нужно. Изменение отражается в текущем документе, после чего формируется обновлённый QR-код.
При замене водителя или транспортного средства необходимые изменения вносятся соответствующим титулом.
Если меняется сам перевозчик, нужно отдельно проверить оформление нового договора перевозки и новой ЭТрН.
Можно ли исправить ЭТрН
Да. Правила допускают внесение исправлений в ЭТрН по инициативе участника информационного взаимодействия, кроме сведений, которые по закону менять нельзя.
При этом уже принятую ГИС ЭПД транспортную накладную нельзя просто «отозвать» или «аннулировать»: такой процедуры правилами не предусмотрено.
Поэтому ошибки лучше проверять до завершения очередного этапа подписания.
Что делать, если нет интернета или ГИС ЭПД временно недоступна
Нестабильный интернет сам по себе не означает, что перевозку нужно переводить на бумажную транспортную накладную.
Документы могут формироваться и храниться у оператора ИС ЭПД и передаваться в ГИС ЭПД после восстановления связи.
Если QR-код уже сформирован, водитель может сохранить его на телефоне или иметь распечатанную копию для проверки.
Минтранс также разъясняет, что при временных технических проблемах перевозочный процесс не должен автоматически останавливаться.
Что водитель показывает инспектору
После подписания начальных этапов ЭТрН формируется QR-код.
При проверке на дороге водитель может предъявить электронный документ либо его предусмотренную копию. На практике основным способом проверки является QR-код.
Поэтому перевозчику важно не только настроить ЭТрН в офисе, но и заранее объяснить водителям:
- где получать QR-код;
- как сохранить его на телефоне;
- что делать при отсутствии мобильного интернета;
- кто отвечает за корректировку документа при изменении машины или водителя.
Нужно ли всем участникам использовать одного оператора ЭПД
Нет.
Грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель могут работать через разных операторов ИС ЭПД. Обмен между операторами осуществляется в роуминге.
Перед массовым запуском всё же полезно проверить рабочий обмен с ключевыми контрагентами и согласовать ответственных сотрудников.
Электронные заказы и заявки
Если договор перевозки заключается через заказ или при договоре об организации перевозок используется заявка, с 1 сентября 2026 года такие документы также по общему правилу должны оформляться в электронном виде.
Поэтому переход на ЭТрН — это не всегда только замена одной бумажной накладной. Компаниям с регулярной логистикой нужно проверить весь процесс от заказа перевозки до закрытия ЭТрН.
Нужно ли переводить путевой лист в электронный вид
Нет.
Путевой лист можно оформлять:
- на бумаге;
- в электронном виде.
Если он формируется электронно, сведения направляются в ГИС ЭПД.
ЭТрН и путевой лист решают разные задачи, поэтому обязательность ЭТрН не означает автоматической обязательности электронного путевого листа.
Заменяет ли УПД транспортную накладную
Нет, если по вашей схеме требуется транспортная накладная.
УПД подтверждает товарную и учётную операцию, а транспортная накладная подтверждает договор перевозки.
При перевозке для собственных нужд, когда транспортная накладная не требуется, передача товара может подтверждаться УПД, а расходы на работу транспорта — путевым листом.
Что означает нештрафуемый период до 1 марта 2027 года
Минтранс сообщает, что до 1 марта 2027 года действует переходный нештрафуемый период: при предъявлении бумажного документа вместо обязательного электронного участники не должны подвергаться штрафным санкциям в рамках объявленного переходного подхода.
При этом Минтранс отдельно подчёркивает: это не отсрочка закона.
Обязанность применять электронные документы действует с 1 сентября 2026 года. Поэтому переходный период лучше использовать для отладки процессов, а не как основание откладывать подключение.
Практический алгоритм: нужна ли вам ЭТрН
Шаг 1. Кто фактически везёт груз
Это может быть:
- сама компания;
- покупатель;
- поставщик;
- сторонний перевозчик;
- экспедитор;
- перевозчик, привлечённый экспедитором.
Шаг 2. Какой договор заключён
Проверьте, что фактически происходит:
- поставка;
- перевозка;
- транспортная экспедиция;
- договор об организации перевозок;
- смешанный договор.
Название документа вторично — важны реальные обязанности сторон.
Шаг 3. Требуется ли транспортная накладная
Если груз перемещается для собственных нужд своим транспортом и договора перевозки нет, ТН не требуется.
Если сторонний перевозчик оказывает перевозку по договору — ТН, как правило, нужна.
Шаг 4. Если ТН нужна — электронная или бумажная
Проверьте актуальный приказ Минтранса № 262 с изменениями.
Если ваша ситуация не входит в перечень исключений, используйте ЭТрН.
Шаг 5. Определите роли
Кто является:
- грузоотправителем;
- перевозчиком;
- грузополучателем;
- экспедитором;
- заказчиком перевозки.
Шаг 6. Определите подписантов
Для каждой организации заранее решите:
- кто подписывает ЭПД;
- какая электронная подпись используется;
- нужна ли МЧД;
- как подписывает водитель;
- кто замещает основного подписанта.
Шаг 7. Выберите оператора ИС ЭПД
После этого уже можно сравнивать:
- тарифы;
- работу в 1С;
- API;
- мобильное приложение;
- роуминг;
- стоимость внедрения.
Мы отдельно разобрали это в материале «Операторы и сервисы ЭТрН в 2026 году: тарифы, 1С и реальная стоимость».
Частые вопросы
Кто по общему правилу составляет ЭТрН?
Грузоотправитель, если договором перевозки не предусмотрено иное.
Нужна ли ЭТрН, если груз везёт «Газель» или фургон до 3,5 т?
Да, если есть договор перевозки и ситуация не входит в бумажное исключение.
Нужна ли ЭТрН при перевозке своего груза своей машиной?
Нет, если перевозка выполняется для собственных нужд и договор перевозки не заключается.
Нужна ли ЭТрН между своими складами?
Своим транспортом без договора перевозки — нет.
При привлечении стороннего перевозчика транспортная накладная нужна. Если грузоотправитель и грузополучатель — одно лицо, применяется бумажное исключение Минтранса.
Нужна ли ЭТрН при самовывозе?
Если покупатель забирает товар своим транспортом и отдельного договора перевозки нет, транспортная накладная обычно не требуется.
Если покупатель нанял перевозчика, нужно применять правила о договоре перевозки и ЭТрН.
Если товар доставляет сам поставщик, нужна ли ЭТрН?
Не обязательно. Если доставка выполняется в рамках договора поставки собственным транспортом продавца и отдельного договора перевозки нет, ТН может не требоваться.
Если привлекается сторонний перевозчик, нужно определить договорную схему и роли участников.
Нужна ли ЭТрН при перевозке через экспедитора?
Нужно смотреть схему. Экспедиторская расписка не заменяет ЭТрН, если одновременно существует отдельный договор перевозки.
Можно ли одной ЭТрН закрыть несколько партий?
Да, если один автомобиль, один грузоотправитель, один грузополучатель, одно место погрузки и одно место выгрузки.
Нужно ли делать новую ЭТрН при замене машины?
Нет, если перевозчик не меняется. Изменение отражается в текущей ЭТрН.
Что делать, если в ЭТрН нашли ошибку?
Документ можно исправить в предусмотренном порядке, но уже принятую ГИС ЭПД ЭТрН нельзя просто аннулировать или отозвать.
Что делать водителю без интернета?
Заранее сохранить QR-код или доступную визуализацию документа. Временное отсутствие связи само по себе не требует перехода на бумажную ТН.
Нужно ли всем участникам подключаться к одному оператору?
Нет. Участники могут работать через разных операторов ИС ЭПД и обмениваться документами через роуминг.
Нужно ли переводить путевой лист в электронный вид?
Нет. Электронный путевой лист остаётся выбором компании, если для конкретной ситуации не установлено отдельное требование.
Можно ли после 1 сентября продолжать работать с бумажной ТН?
Только если конкретная перевозка относится к установленному бумажному исключению.
Переходный нештрафуемый период до 1 марта 2027 года не отменяет обязанность применять электронный формат.
Что в итоге
С 1 сентября 2026 года ЭТрН стала общим правилом для автомобильных перевозок по договору перевозки. Но она нужна не при каждом движении товара.
Для правильного решения достаточно идти в правильном порядке:
кто везёт → на основании какого договора → нужна ли ТН → электронная или бумажная → кто участники → кто подписывает → через какого оператора работать.
Для грузоотправителя важно правильно определить перевозчика и сформировать исходные данные. Для перевозчика — обеспечить подписание, работу водителя и предъявление QR-кода. Для грузополучателя — быть готовым своевременно принять и подписать документ. Для экспедитора — правильно определить свою роль и не смешивать экспедиторские документы с транспортной накладной.
Если схема простая, решение обычно очевидно. Если в ней есть самовывоз, поставщик, экспедитор, международное плечо или несколько договоров, сначала нужно разобрать договорные отношения, а уже потом настраивать ЭТрН.
Официальные источники
- Минтранс России — «Автомобильные перевозки, транспортная накладная, путевой лист»
https://mintrans.gov.ru/activities/376/453/455 - Минтранс России — «Подписание ЭПД и предъявление документов»
https://mintrans.gov.ru/activities/376/453/456 - Минтранс России — «Транспортно-экспедиционная деятельность и экспедиторские документы»
https://mintrans.gov.ru/activities/376/453/457 - Минтранс России — «Специальные и смежные вопросы»
https://mintrans.gov.ru/activities/376/453/458 - Минтранс России — «Общие вопросы по переходу на ЭПД»
https://mintrans.gov.ru/activities/376/453/454 - Минтранс России — «С 1 сентября 2026 года переход на электронные перевозочные документы стал обязательным»
https://mintrans.gov.ru/press-center/news/12933 - Минтранс России — «Минтранс расширил перечень случаев, при которых возможно оформление транспортных накладных на бумажном носителе»
https://mintrans.gov.ru/press-center/news/12962 - Минтранс России — приказы по ГИС ЭПД, включая приказ № 262 и приказ № 391 от 02.09.2026
https://mintrans.gov.ru/activities/376/377/378/416 - ФНС России — «Обязательный транспортный ЭДО»
https://www.nalog.gov.ru/rn77/related_activities/el_doc/el_bus_entities/edotransp/
