Как перейти на ЭТрН в 2026 году: пошаговый план для компании
С 1 сентября 2026 года транспортная накладная при автомобильной перевозке по договору перевозки в общем случае оформляется в электронном виде. Электронными стали также заказ и заявка на перевозку. Для отдельных ситуаций предусмотрены исключения, когда документы можно оформить на бумаге.
Но купить доступ к сервису оператора — ещё не значит перейти на ЭТрН.
До первой реальной перевозки нужно разобраться, для каких операций вашей компании требуется транспортная накладная, кто будет создавать и подписывать документ, какие подписи и доверенности понадобятся, как подключить водителей и смогут ли участники перевозки обмениваться документами.
Информация и нормативные разъяснения проверены 28 сентября 2026 года.
1. Сначала разберите свои перевозки
Начинать с тарифов операторов не стоит.
Возьмите несколько наиболее частых схем компании и для каждой ответьте на три вопроса:
- кто заказывает перевозку;
- кто фактически везёт груз;
- заключается ли договор перевозки.
Это принципиально. Если компания перевозит собственный груз собственным транспортом и договора перевозки нет, транспортная накладная не требуется. То же относится к перемещению собственного груза между филиалами одной организации собственным транспортом. Если привлекается сторонний перевозчик по договору перевозки, ситуация уже другая.
Не стоит пытаться вывести одно правило вроде «все наши доставки оформляем одинаково». В одной компании могут одновременно быть собственный транспорт, сторонние перевозчики, самовывоз покупателем и работа через экспедитора.
| Схема | Кто везёт | Договор перевозки | Что проверить |
|---|---|---|---|
| Собственный груз своим транспортом | Компания | Нет | Транспортная накладная не требуется |
| Перевозка сторонней транспортной компанией | Перевозчик | Да | Определить роли и оформить ТН |
| Самовывоз покупателя | Покупатель или его перевозчик | Зависит от схемы | Проверить договор и роли участников |
| Перевозка через экспедитора | Зависит от договора | Зависит от схемы | Отдельно определить участников перевозки |
Для самовывоза и работы через экспедитора нельзя ставить готовый ответ только по названию схемы: нужно смотреть договоры и фактические отношения участников.
Результат шага: есть перечень типовых перевозок и понятно, где требуется транспортная накладная.
2. Определите роли и подписантов
Следующая ошибка — сначала создавать пользователей в сервисе, а потом выяснять, что именно каждый из них должен делать.
Лучше пойти наоборот. Для типовой перевозки распишите процесс от погрузки до получения груза:
кто создаёт документ → кто подписывает со стороны грузоотправителя → кто действует со стороны перевозчика → что делает водитель → кто оформляет приёмку.
По общему правилу транспортную накладную составляет грузоотправитель, если договором перевозки не предусмотрено иное.
При этом не каждый сотрудник, который работает с документом, обязательно должен иметь собственную квалифицированную электронную подпись. Для разных действий предусмотрены разные виды электронной подписи.
Например, водитель может использовать простую электронную подпись или усиленную неквалифицированную электронную подпись при соблюдении предусмотренной процедуры последующего подписания со стороны перевозчика.
Поэтому покупать КЭП всем сотрудникам «на всякий случай» не нужно.
Сначала определите:
сотрудник → действие → нужна ли подпись → какая именно → нужны ли полномочия от организации.
Результат шага: понятно, кто отвечает за каждую часть ЭТрН и кому действительно потребуется электронная подпись.
3. Выберите оператора и способ работы
Участники электронного обмена работают с ГИС ЭПД через операторов ИС ЭПД. Для этого заключается соглашение с оператором, включённым в официальный реестр Минтранса.
Мы отдельно сравнили тарифы и условия разных сервисов в материале «Операторы и сервисы ЭТрН в 2026 году: тарифы, 1С и реальная стоимость».
А полную стоимость перехода — с пакетами документов, электронной подписью, интеграцией и дополнительными расходами — разобрали в статье «Сколько стоит ЭТрН в 2026 году: тарифы сервисов и реальная стоимость перехода».
Для запуска здесь достаточно решить два вопроса.
Какого оператора использовать
Проверьте:
- наличие оператора в реестре Минтранса;
- поддержку нужных видов ЭПД;
- работу с вашими контрагентами;
- сценарий для водителей;
- стоимость;
- поддержку вашей версии 1С, если интеграция действительно нужна.
Где сотрудники будут оформлять документы
Веб-сервис оператора. Подходит, если документов немного и важнее быстро начать работу.
1С. Удобнее, когда данные уже находятся в учётной системе и ЭТрН оформляются регулярно.
API, ERP или TMS. Такой вариант обычно нужен при большом объёме перевозок или сложном автоматизированном процессе.
На первом этапе необязательно сразу внедрять самый сложный вариант. Если документов немного, сначала отладить процесс через веб-сервис может оказаться разумнее, чем оплачивать интеграцию ещё до первой ЭТрН.
Результат шага: выбран оператор и понятно, где сотрудники будут создавать ЭТрН.
4. Подготовьте электронные подписи и МЧД
После распределения ролей становится понятно, кому действительно нужны электронные подписи.
Если электронный документ от имени организации подписывает представитель, его полномочия должны быть подтверждены доверенностью, в том числе машиночитаемой.
ФНС поясняет: МЧД используется для подтверждения полномочий сотрудника или другого представителя действовать от имени организации. Руководитель, который имеет право действовать от имени компании без доверенности, подписывает документы своей квалифицированной электронной подписью и при необходимости выдаёт МЧД представителям.
До запуска проверьте:
- действуют ли нужные электронные подписи;
- правильно ли определены подписанты;
- оформлены ли необходимые МЧД;
- указаны ли в доверенностях нужные полномочия;
- видит ли МЧД используемая система.
Лучше обнаружить ошибку с полномочиями в офисе, а не тогда, когда машина уже стоит под погрузкой.
Результат шага: каждый подписант может выполнить своё действие от имени организации.
5. Подключите водителей и проверьте обмен с контрагентами
Теперь можно переходить от внутренней настройки к реальной перевозке.
С водителем стоит заранее пройти небольшой тест:
- войти в нужный сервис или приложение;
- найти перевозку;
- выполнить требуемое действие;
- убедиться, что следующий участник получил документ.
После оформления соответствующих этапов ЭТрН формируется QR-код, который используется в том числе при проверке перевозки на дороге.
Есть ещё один важный момент — роуминг между операторами.
У вашей компании, перевозчика и грузополучателя могут быть разные операторы ИС ЭПД. Это не означает, что всем участникам обязательно нужно подключаться к одному сервису. Но перед массовым запуском стоит проверить именно ту связку операторов и тот сценарий обмена, которыми вы будете пользоваться.
Не ограничивайтесь вопросом «есть ли роуминг вообще». Проверьте, проходит ли документ между конкретными операторами ваших контрагентов и доступны ли нужные вам действия.
Результат шага: водитель умеет работать с ЭТрН, а документы проходят между конкретными участниками перевозки.
6. Проведите одну перевозку от начала до конца
Тест «мы смогли создать ЭТрН» ещё не означает, что процесс работает.
Проведите одну настоящую типовую перевозку полностью:
создание → подписание → передача перевозчику → действия водителя → доставка → приёмка → завершение документа.
Во время первого рейса записывайте всё, где сотрудникам пришлось остановиться и искать решение.
Например:
- не нашли контрагента;
- сотруднику не хватает полномочий;
- неверно настроена МЧД;
- водитель не видит документ;
- неправильно заполнены данные транспорта;
- возникла проблема обмена между операторами;
- непонятно, кто должен выполнить следующее действие;
- данные из учётной системы не совпадают с фактическими.
После успешного прохождения одного сценария можно брать следующий: другого перевозчика, самовывоз, работу через экспедитора и так далее.
Результат шага: типовая перевозка проходит полный электронный цикл без ручного поиска ответственного на каждом этапе.
Что означает нештрафуемый период до 1 марта 2027 года
Здесь важно не перепутать две вещи.
Обязательный переход на электронный формат состоялся 1 сентября 2026 года. Он не перенесён на март 2027 года.
Одновременно предусмотрен нештрафуемый период до 1 марта 2027 года. Минтранс объясняет его как время для адаптации участников рынка, а не как перенос даты обязательного перехода.
Кроме этого существуют отдельные предусмотренные законодательством ситуации, когда бумажное оформление разрешено. Перед применением такого исключения нужно проверить актуальные условия именно для своей перевозки.
Поэтому стратегия «раз штрафов пока нет, займёмся ЭТрН в феврале» несёт практический риск. Проблема может возникнуть раньше — например, когда перевозчик или грузополучатель уже перестроил работу на электронный обмен.
Минимальный вариант запуска ЭТрН
Если перевозок немного, рабочий старт может выглядеть так:
- Выбрать одну частую перевозку.
- Понять, нужна ли для неё транспортная накладная.
- Определить участников и подписантов.
- Выбрать оператора ИС ЭПД.
- Начать с веб-сервиса, если интеграция пока не нужна.
- Проверить электронные подписи и МЧД.
- Подключить водителя.
- Проверить работу с одним постоянным контрагентом.
- Провести один рейс полностью.
- Только после этого решать, нужна ли автоматизация через 1С или API.
Так компания сначала получает работающий процесс, а уже затем решает, сколько автоматизации ему действительно требуется.
Чек-лист перед первой ЭТрН
- ☐ Понятно, нужна ли транспортная накладная именно для этой перевозки.
- ☐ Определены грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель.
- ☐ Выбран оператор из реестра ИС ЭПД.
- ☐ Понятно, кто создаёт и кто подписывает документ.
- ☐ Электронные подписи действуют.
- ☐ Необходимые МЧД оформлены и содержат нужные полномочия.
- ☐ Водитель подключён и знает порядок действий.
- ☐ Проверена работа с оператором контрагента.
- ☐ Сотрудники знают, кому обращаться при ошибке.
- ☐ После первого рейса запланирован разбор возникших проблем.
Главное
Переход на ЭТрН заканчивается не в момент, когда компания заключила договор с оператором.
Он заканчивается тогда, когда обычная перевозка проходит от создания документа до приёмки груза без срочного выпуска подписи, поиска доверенности и звонков водителю с вопросом, какую кнопку ему нажать.
Поэтому лучше не пытаться автоматизировать сразу все перевозки. Возьмите один типовой сценарий, пройдите его полностью, исправьте обнаруженные проблемы и только после этого масштабируйте процесс.
Один комментарий
Обсуждение закрыто.